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ORDOC

Organização de Documentos e Acervos

Elaboração de normas e procedimentos padronizados que proporcionam redução do volume da massa documental resultando em melhor rastreabilidade do acervo e dinâmica no fluxo tendo como principal benefícios; agilidade na busca de documentos, padronização por departamentos, eliminação de cópias e duplicidade, ganho de espaço e integridade do acervo.

  • Diagnóstico e avaliação, Inventário físico, Higienização, Expurgo de documentos prescritos, Catalogação, Tabela de temporalidade, Classificação, Digitalização, Indexação.

Se sua empresa tem problemas com :

Proliferação indiscriminada de papéis;
Guarda de documentos desnecessários em áreas nobres;
Diversidade de modos e métodos de arquivamento;
Extravio ou perda de documentos;
Destinação incorreta de documentos;
Diversidade de material e métodos de arquivamento.

E os impactos são :

Custos desnecessários e informações dispersas e arquivamento não padronizado;
Espaço não otimizado e custo elevado na ocupação do metro quadrado;
Perda da eficiência na busca da informação;
Prejuízo podendo ser irreparável;
Aumento do custo operacional devido a perda de tempo na busca das informações;
Risco da continuidade do negócio;

A Suporte Serviços Inteligentes pode oferecer um plano eficaz:

A Suporte segue as determinações do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ;
Profissionais treinados e especializados;
Avaliação e diagnóstico da situação do acervo;
Preparação para processos de digitalização;
Higienização;
Catalogação.

Implantação de sistema de gerenciamento eletrônico de documentos;
Indexação;
Digitação e troca das etiquetas padronizando a identificação física do acervo;
Implantação da Tabela de Temporalidade.

Principais benefícios com a implantação da Gestão Documetal :

Racionalização e padronização do material utilizado para o arquivo;
Possível redução de mais de 50% da área atualmente utilizada para o arquivo;
Armazenamento adequado dos documentos;
Aumento da produtividade e rapidez na tomada de decisão;
Economia de custos com espaço;

Uniformidade na informação;
Mesma linguagem para os usuários;
Informação compartilhada por todos de forma uniformizada;
Implantação de Armário Deslizante que otimizam o espaço em até 70%;
Segurança física;
Disponibilidade rápida e eficiente.

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